Ein retrospektives Tool im agilen Projektmanagement

Bei meinem heutigen MyInnovation Day habe ich mich mit einem Thema befasst, welches im Workshop zum Thema Management 3.0 meine Aufmerksamkeit geweckt hat: Der Happiness Index. Ausschlaggebend für die Wahl des Themas ist vor allem der vor kurzem erfolgte Abschluss eines Sprints innerhalb eines von mir betreuten Projekts. Im ersten Schritt habe ich mich näher damit beschäftigt, was hinter diesem Index steht und wie seine grundsätzliche Funktionsweise verstanden werden kann. Danach habe ich mich kritisch mit der praxisorientierten Implementierung auseinandergesetzt und versucht eine Lösung zu finden, wie dieses Tool im Projektablauf von 4c media einen Mehrwert schaffen kann. 

Die Retrospektive als Ausgangspunkt

Während meiner Suche zu den Grundlagen und der Funktionsweise bzw. den Anwendungsmöglichkeiten des Happiness Indexes bin ich auf eine interessante Aussage gestoßen: “No matter how good teams are, there is always an opportunity to improve.” Eine interessante Aussage, die im Hinblick auf ein erfolgreiches Projektmanagement immer wieder auftauchen sollte. Hierbei geht es meiner Meinung nach vor allem darum, zusammen mit dem Team zu reflektieren, inwieweit die (agile) Vorgehensweise innerhalb eines Projektes das Ergebnis beeinflusst hat. Klar ist, dass dies einen kontinuierlichen Lern- und Verbesserungsprozess voraussetzt. Sogenannte Sprint-Retrospektiven finden nach dem Abschluss eines Sprints statt und führen idealerweise zu Maßnahmen, welche im darauffolgenden Sprint umgesetzt bzw. verbessert werden sollen.

Der Happiness Index und seine Anwendung in der Praxis

Der Output des Happiness Indexes ist im besten Fall eine Darstellung der Emotionen eines Teammitglieds während eines Sprints. Hierdurch soll hinterfragt werden, was die Performance während eines Sprints beeinflusst. Gute und schlechte Tage gehören nunmal zum Arbeitsalltag und wirken sich gemäß der Definition sowohl positiv als auch negativ auf die Performance aus. Diese Aussage war für mich Grund genug, mich intensiver mit diesem Tool zu befassen. Die Überlegung ist nun, welche Umsetzungsmöglichkeiten es gibt und wie daraus ein Mehrwert für unsere Sprint-Prozesse entstehen kann.
Was in der Theorie einfach klingt, ist in der Praxis oft schwer umzusetzen. Erstaunlicherweise ist beim Happiness Index die aus der Theorie übertragene Anwendung denkbar einfach. Im Grunde reicht hierfür ein Blatt Papier, auf dem unterschiedliche Indikatoren (z.B. in Form von farbigen Smileys oder Punkten) abgebildet werden. Diese stellen dar, wie glücklich/unglücklich man ist bzw. wie gut/schlecht sich ein einzelner Mitarbeiter am Tag gefühlt hat. Diese Vorgehensweise habe ich hier grafisch dargestellt: 

Aufgabe hierbei ist, dass das Team innerhalb eines Sprints am Ende des Tages einen farbigen Klebe-Punkt an ein analoges Board klebt. Grün steht dabei für positiv, gelb für neutral und rot für negativ. Im Austausch mit Kollegen über die Umsetzbarkeit und vor allem die mit dem Index verbundene sehr hohe Transparenz der Gefühlswelt eines Mitarbeiters hat mich trotz der einfachen Anwendung und Umsetzung überlegen lassen, ob es für die Agentur in dieser Form der richtige Weg sein kann. Folgende Fragen habe ich mir hierbei gestellt:

  • Will jeder Mitarbeiter überhaupt jeden Tag äußern, wie er sich fühlt?
  • Kann eine Auswertung der Gefühle meiner Kollegen überhaupt ein Weg zur Verbesserung darauffolgender Sprints sein?
  • Wie erfolgt eine Bewertung, wenn ein Mitarbeiter nicht nur für den Sprint arbeitet sondern auch andere Projekte auffangen muss?


Meiner Meinung nach stößt der Happiness Index bzw. das Chart hier an seine Grenzen - zumindest in Hinblick auf die dynamischen Arbeitsprozesse in unserer Agentur. Hierfür habe ich mir überlegt, wie ich die oben genannten Zweifel umgehen bzw. soweit steuern kann, dass jeder Mitarbeiter einen Mehrwert in der Maßnahme sieht und nicht abgeschreckt wird.

Happiness-Index mal anders

In unserem Agenturprozess hat sich Trello als agiles Tool etabliert und bewährt. Im aktuell von mir betreuten Projekt habe ich hier erstmals ein eigenes Trello-Board für dieses Projekt angelegt, auf welches die Projektmitglieder zugreifen können und anstehende Tasks geplant, verteilt und reviewed werden. Warum also ein funktionierendes Tool nicht verwenden und mit der Beurteilung von Performance verbinden bzw. auch eine vorhandene Trello-Funktion hierfür nutzen? 

Die Möglichkeit, einzelnen Trello-Karten farbig zu labeln, wird nur von einzelnen Mitarbeitern genutzt aber hat übergreifend im Agenturalltag noch wenig Beachtung gefunden. Meine Idee hierbei ist nun, diese Labels zur Abbildung der Performance zu nutzen, ohne dabei den Fokus zu sehr auf die tagesabhängige Stimmung eines Mitarbeiters zu legen. Explizit geht es um abgeschlossene Tasks, die nach Bearbeitung durch das Teammitglied in die DONE-Spalte wandert. Wie dies beispielsweise aussehen kann, habe ich in unserem Trello-Board ausprobiert: 

Das Teammitglied hat somit die Möglichkeit, einen von ihm bearbeiteten Task zu labeln und dadurch seine Performance bzw. seinen Gefühlszustand nach der Ausführung zu beurteilen. Für mich als Projektleiter bedeutet dies wiederum, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein Task bearbeitet wurde und ermöglicht es, ggf. Rücksprache mit dem Mitarbeiter zu halten. Angaben zu den Gründen für das gewählte Label kann im Kommentarfeld der Karte vermerkt werden.

Fazit

Retrospektive ist eine wichtige und in unserer Agentur noch zu wenig genutzte Möglichkeit, sich kontinuierlich die Frage zu stellen, was im aktuellen Projektprozess verbessert werden kann. In meinen Augen müssen wir hier in Zukunft unseren Fokus aber genau hierauf legen, um uns kontinuierlich weiterzuentwickeln und aus Projekten zu lernen. Der Happiness Index ist hier nur ein Tool von vielen, die uns auf diesem Weg helfen können. Trotz seiner Einfachheit in der Anwendung ist er meiner Meinung nach nur bedingt in seiner ursprünglichen Form auf unsere Agentur zu übertragen. Die Labels in den Trello-Karten stellen eine alternative Abwandlung dar, um die Performance in die Retrospektive dennoch aufnehmen und erfassen zu können. Ich hoffe, wir können in naher Zukunft auch den ersten Versuch in der Umsetzung starten.

Meine Quellen:
http://oikosofy.com/category/agile/agile-retrospectives/
https://agileleanlife.com/the-happiness-index-and-happiness-chart/