Ordnerstruktur am Fileserver
Nichts kann existieren ohne Ordnung. Nichts kann entstehen ohne Chaos.
– Albert Einstein
Über viele Jahre sammeln sich viele Daten in einem Server-System zusammen. Unterschiedliche Menschen greifen darauf zu und müssen damit arbeiten. Oftmals kann das zu Problemen führen, die eine Unübersichtlichkeit herbeiführt. Mal kurz etwas falsch benannt oder vergessen einen “Material”-Ordner anzulegen, weil es schnell gehen muss und irgendwann findet man sich in den Ordnern nicht mehr zurecht. Unser System, Projekte nach Projektnummern zu sortieren, ist wirklich gut und wir haben die Möglichkeit sehr schnell an unsere Daten zu gelangen, aber diese Art der Arbeitsweise bringt auch seine Tücken mit sich. Wir kämpfen mit gedoppelten Daten, Logos innerhalb von Arbeitsdaten oder Schriftarten, die nicht dort liegen, wo sie sein sollen.
Mit dem richtigen Tool zur Lösung
Deshalb haben wir, Robin und Daniela, uns heute mit der kompletten Struktur unseres Fileservers beschäftigt. Um zu verstehen, wie der 4c media Fileserver aufgebaut ist, haben wir unserer beiden Server, die 4c box, auf der aktuelle Projekte liegen, und die cenbox, die uns als Archiv dient, unter die Lupe genommen und eine Komplettanalyse durchgeführt. Mittels www.mindmeister.com haben wir eine große Mindmap mit dem kompletten Umfang unseres Fileservers als IST-Zustand erstellt.
Die Herausforderung
Beim Bearbeiten sind uns sehr schnell Herausforderungen aufgefallen, mit denen wir im Arbeitsalltag zu kämpfen haben: es gibt viele einzelne Bereiche, die in Oberpunkten zusammengefasst werden könnten, da die aktuelle Ordnerhierarchie sehr flach ist. Zum Beispiel hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner. Anstatt, dass diese gesammelt im Ordner “4c Mitarbeiter” liegen, sind sie aktuell unter “Projekte” zu finden. Auch ist uns aufgefallen, dass wir sehr oft auf doppelten Inhalt oder gedoppelte Daten stoßen, dies würde sich mit globalen Kundenordnern, in denen Corporate Design Elemente gesammelt werden, lösen können. Das größte Problem war jedoch, dass interne und kundenspezifische Projekte sich aktuell mischen. Für uns Mitarbeiter ist eine Trennung sehr wichtig, um die Logik des jeweiligen Projekts zu begreifen.
Die Soll - Strategie
Wie gesagt, war uns die Trennung zwischen Intern und Kunde sehr wichtig. Somit haben wir eine Strukturierung unserer internen Daten geschaffen und diese in logische Bereiche unterteilt.
Auf der Kundenseite sollte es dann so aussehen, dass jeder Kunde seinen eigenen Ordner bekommt, der in Jahreszahlen, wann die Projekte angelegt wurden, untergliedert wird. Der Kunde bekommt auch einen Corporate Design Ordner, Fonts werden gesammelt und eine kleine Bilddatenbank, in der Bilder und Fotos aufgefasst werden, die immer wieder für Projekte benötigt werden müssen. So haben wir einen schnelleren Zugriff auf wichtige Daten und können agieren, wenn eine Kundenanfrage reinkommt.
Das ist natürlich nur die Spitze des Eisbergs und wir wollen unsere Ideen im Team auf jeden Fall intensiver besprechen und ausarbeiten. Aber vielleicht ist es auch ein nächstes Thema zum InnovationDay, bei dem wir uns die detailliertere Struktur der einzelnen Kundenordner genauer anschauen werden.