Von Null auf Katalog in fünf Workshoptagen

Bei der Produktion von Katalogen, zum Beispiel für CUBE oder Iris Biotech setzen wir seit mehreren Jahren auf Adobe Indesign sowie die Erweiterung EasyCatalog. Die Software, die im britischen Birmingham entwickelt wird, hilft dabei, umfangreiche Kataloge oder Broschüren - aber auch kleine Printprodukte -, unter der Anbindung von Datenbanken unter großer Zeitersparnis aufzubauen.

Erstmals haben wir nun unser EasyCatalog-Wissen in einer externen Schulung an einen Neukunden weitergegeben. Fünf Tage lang hat unser EasyCatalog-Spezialist Michael vier Mitarbeiter von benuta, einem Online-Shop für Teppiche, Intensiv zu Katalogproduktion geschult.

Als Grundlage der Anfrage haben wir im Vorfeld ein PDF mit Layout-Ideen sowie eine csv-Datei mit der Datenbasis des Unternehmens erhalten. Diese dienten als Grundlage für unsere Workshop-Vorbereitungen. Der erste Tag in den Kundenräumlichkeiten in Bonn begann mit der Vorstellung von 4c media als Agentur und der Vorstellung einiger, von uns umgesetzter Katalog-Produktionen. In diesem Zusammenhang haben wir eine weitere, wichtige Information erhalten: Die Kataloge des Kunden sollen in mehreren Sprachen umgesetzt werden - hier konnte Michael von unserem Erfahrungsschatz profitieren und die weitere Schulung dementsprechend spontan umplanen.

Tag 1: Planung, Strategie, Vorbereitung

Nach der Vorstellung des Kunden sowie der Gegebenheiten ging es an die technische Planung des ersten Kataloges. Das Wunschdenken “ein Katalog mit wenigen Klicks” musste dabei im Vorfeld beseitigt werden. Durch die Erklärung des Workflows anderer Produktionen war dem Projektteam von benuta schnell bewusst, dass es einer guten Vorbereitung bedarf, um am Ende mit relativ geringem Aufwand zum Ergebnis zu kommen. Der erste Schritt hierfür war die Überarbeitung der Produktbasis, die aus der Warenwirtschaft “sage” ausgegeben wird. 

Da der Kunde für diese Zwecke einen Fachmann im Haus hat, konnte die csv-Datei noch am Montag so angepasst werden, dass am zweiten Workshoptag EasyCatalog zum ersten Mal zum Einsatz kommen konnte. Ganz nebenbei vermittelte Michael am ersten Tag noch wichtige Grundlagen von Indesign im Bezug auf Seitenformate, Anschnitt, Musterseiten, Farbräume oder die Verwendung von Zeichen- und Absatzformaten und verriet dabei nützliche Tipps, Tricks und Kniffe.

Tag 2: Layout-Umsetzungen und erste EasyCatalog-Erfolge

Am zweiten Tag wurde damit begonnen, die gegebenen Layouts zu optimieren. Dabei wurde natürlich nichts umgestellt, aber an den Einsatz von EasyCatalog angepasst. Verschiedene Seitentypen für Produkt-, Index- und Wissensseiten wurden vorbereitet, um am Nachmittag zum ersten Mal die Magie der Software zu zeigen: Der Bezug von Feldspezifikatoren aus der Datenbank sowie die erste Befüllung von Produktseiten mit den Kundendaten - der erste Aha-Moment des Workshops!

Darüber hinaus wurde in gemeinsamer Arbeit mit einer Dokumentation begonnen. Da jede Katalogproduktion anders ist, die Daten der Kunden auf andere Art und Weise geliefert werden und somit jedes Projekt bei Null beginnt, haben wir - außer dem EasyCatalog-Handbuch - keine Unterlagen mitgebracht. So hatte benuta am Ende der Woche eine Dokumentation vorliegen, die zu 100 Prozent auf die Anforoderungen und Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten war. 

Am Ende des Tages wurde es - vor der finalen Feedback-Runde mit dem durchsprechen der Lerninhalte - noch mehrsprachig: Michael hat dem Projektteam gezeigt, wie einfach es ist - bei guter Vorbereitung der Daten und Layoutseiten - aus einem deutschen Katalog einen fremdsprachigen Katalog zu erstellen. Auch hier hat der Einsatz von EasyCatalog für viel Begeisterung gesorgt.

Tag 3: Vertieftes Wissen in der Katalogproduktion

Am dritten Tag in Bonn wurde zunächst die csv-Datei mit neuen Erkenntnissen von Tag 2 nochmals optimiert und in gemeinsamer Arbeit sind weitere Seitentypen entstanden. Neben der Vertiefung und Wiederholung der bisher vermittelten Lerninhalte wuchs der benuta-Katalog somit um neue Möglichkeiten an.

Die Einbindung von Grafiken an bestimmten Positionen bei vorgegeben Werten oder das erstellen von Textdokumenten in Google Drive, die dann direkt in EasyCatalog (ab der CC-Version) bezogen werden konnten, gehörten zu den wichtigen Erkenntnissen des Tages.

Tag 4: Maßgeschneiderter Workflow sowie Präsentation

Der ideale Workflow für eine Katalogproduktion bei benuta stand im Fokus des vierten Tages. Anhand realisierte Projekte bei 4c media entwickelte Michael eine Strategie, wie die Kataloge von benuta künftig ideal geplant, gelayoutet und am Ende umgesetzt werden sollten.  Darüber hinaus wurden die bisher entwickelten Layouts finalisiert und für eine Präsentation für den Nachmittag vorbereitet.

In großer Runde wurden die bisher erarbeiten Seiten und die vermittelten Wissensinhalte zu Indesign und EasyCatalog am Donnerstagnachmittag der Geschäftsleitung sowie den Produktmanagerinnen von benuta präsentiert. Nach einer kurzen Vorstellung eines kleinen Dummykataloges ging es in eine Diskussionsrunde über, in der es wieder neue Erkenntnisse gab. Der Aufbau eines Kataloges wurde diskutiert, ebenso dessen mögliche, ideale Reihenfolge der Produktdarstellung sowie der Umstand, durch “Special Interest”-Kataloge bestimmte Käuferschichten anzusprechen. Die Tatsache, dass nach entsprechender Vorarbeit alles in kurzer Zeit realisiert werden kann, überzeugte die Runde vollends - schon bald wird EasyCatalog im täglichen Geschäft zum Einsatz kommen!

Tag 5: Try and error, Dokumentation und letzte Abstimmungen

Der letzte Tag stand unter dem Motto “try and error”. Unter der Aufsicht von Michael erprobten die vier benuta-Mitarbeiter die Umsetzung des neuen Wissens beim Aufbau der verschiedenen Seitentypen. Gab es ein Problem, so stand nicht nur Michael mit seinem Know-how zur Seite sondern das Projekt-Team erarbeitete sich gemeinsam die Lösung von Problemen - genau so wie es künftig auch in der Katalogproduktion sein wird. Hier haben die Workshop-Teilnehmer des Kunden erkannt, dass sie an den vorherigen Tagen alles erlernt haben, was sie für die erfolgreiche Umsetzung von eigenen Katalogen brauchen.

Zum Abschluss der intensiven Workshop-Woche wurde die Dokumentation noch einmal final überarbeitet und durchgesprochen. Auch der von Michael aufgezeichnete Workflow für einen benuta-Katalog wurde noch einmal durchgespielt und an einigen Punkten mit neuen Erkenntnissen verfeinert. Wie von 4c media freuen uns schon jetzt auf die Übermittlung des ersten benuta-Katalogs mit der Nutzung von EasyCatalog und stehen natürlich bei Fragen gerne zur Verfügung.

“Wir haben mit Michael Birkhan von 4c media einen intensiven, aber entspannten 5-Tagesworkshop erlebt. Zusammen haben wir, anhand unserer Vorgaben und vorbereiteten Layouts, Anforderungen definiert und darauf abgestimmt Grundlagen und fortgeschrittene Techniken von EasyCatalog erlernt und einen auf uns zugeschnittenen Workflow entwickelt. Mit den erarbeiteten Templates können wir unseren Katalog jetzt schnell und einfach selber vorbereiten und darauf aufbauend weitere Produktkataloge für Online und Print erstellen. Dazu steht uns 4c media auch in Zukunft als kompetenter Partner zur Seite.”

Armin Ates, Creative Director, benuta GmbH Bonn

Wollen auch Sie ihre Kataloge künftig mit EasyCatalog erstellen oder durch 4c media erstellen lassen, so nehmen Sie gerne über das folgende Formular Kontakt mit uns auf!