Neues Workshop-Format bei 4c media

Oft hört man, das besonders Reizvolle an der Arbeit in der Agenturbranche sei es, immer wieder in neue Produkte, Branchen und Unternehmen einzutauchen. Das finden wir auch! Darum arbeiten wir ständig daran, diesen Prozess des Kennenlernens und Verstehens weiter zu verbessern.

Blick in den 4c media Konferenzraum. Der Workshop ist im vollen Gange.

Genau an dieser Stelle setzt unser frisch entwickelter Prototyp eines schlanken Workshop-Formats an. Es soll sich als nützliches Werkzeug nahtlos in den bestehenden Agentur-Prozess integrieren, alle an der Umsetzung des jeweiligen Projekts Beteiligten zusammenbringen und qualitative Ergebnisse liefern:

  • Eine gemeinsame Vision,
  • ein konkretes Bild der Zielgruppe,
  • eine Menge guter Ideen,
  • und einen klaren Fahrplan zum weiteren Vorgehen.

Vor kurzem hatten wir die Gelegenheit für einen ersten Praxistest:

Vormittag

Der Vormittag, in der vorbereiteten Präsentation liebevoll “Einstimmung” genannt, diente vor allem dazu eine gute Grundlage für den weiteren Verlauf des Arbeitstreffens zu schaffen.

1. Re-Briefing

Hierbei ging es nicht etwa darum, einfach das schriftlich vorliegende Briefing des Kunden zu wiederholen. Im Vorfeld wurden die hinter der Aufgabenbeschreibung stehenden Ziele herausgearbeitet und aus Agentur-Sicht interpretiert. Schon während der Vorstellung des auf den ersten Folien der Präsentation untergebrachten Re-Briefings wurde klar, dass der Kunde und wir auf einer Wellenlänge sind.

2. Status quo

Was tut der Kunde, wie tut er es und wie kommt es beim Anwender an? Während die einzelnen Punkte vorgetragen und diskutiert wurden, konnten einige wertvolle Hintergrundinformationen zu Produktstrategie und Nutzerverhalten in Erfahrung gebracht werden.

Die Workshop-Teilnehmer diskutieren die kurz vorher vorgestellten Impulse und Ideen.

3. Impulse

Meist entstehen schon während des ersten agenturinternen Briefings und in den Tagen danach eine ganze Menge Ideen. Auch wenn manche davon auf den ersten Blick nur indirekt mit der Aufgabenstellung aus dem Kundenbriefing zu tun haben: Der Workshop-Vormittag war eine gute Gelegenheit, diese vorzustellen und gemeinsam mit dem Kunden zu diskutieren. Ansätze, die dem Kunden besonders gefielen, wurden am Nachmittag aufgegriffen und konkretisiert.

4. Persona-Entwicklung

Da nun alle den gleichen Wissensstand hatten, war es an der Zeit sich eingehender mit der Zielgruppe zu beschäftigen. Als Werkzeug hierfür haben wir sogenannte Personas gewählt. Eine Persona ist ein fiktiver Charakter, der mit seinen Eigenschaften, seinen Bedürfnissen und seinem Verhalten eine Gruppe von Nutzern repräsentiert.

Anhand der Nutzerinformationen aus dem Kundenbriefing wurden im Vorfeld des Workshops drei Profile grob vorgezeichnet. Diese wurden dann über die Bestimmung von Motivation und Zielen sowie ihrer “Pain Points” gemeinsam zum Leben erweckt.

Einer der drei vorbereiteten Persona-Entwürfe.

Mit Hilfe der komplettierten Personas wurden Ideen und Konzepte nun nicht mehr nur aus der eigenen Perspektive bewertet: ”Wie würde ich vorgehen?”. Stattdessen wurden sie aus verschiedenen Blickwinkeln heraus betrachtet und analysiert: “Wie würde Marla vorgehen? Würde Walter das genauso machen? Und was würde Arthur erwarten?”.

Nachmittag


5. Ideensammlung

Anhand der Personas wurden die am Vormittag vorgestellten Impulse bewertet, neue Ideen entwickelt und in Form von Scribbles visualisiert.

Während des Workshops wurden eine Menge neuer Ideen zu Papier gebracht.

6. Verdichtung und Ausblick

Nun geht es darum die Ergebnisse sinnvoll zu ordnen und zu priorisieren. Ein geeignetes Werkzeug dafür ist die sogenannte “WOW-Matrix” in welcher alle Ideen in Bezug auf:

  • den Nutzen für den Anwender (Personas),
  • die Differenzierung gegenüber den Mitbewerbern
  • und dem geschätzten Aufwand

eingeordnet werden.

Die WOW-Matrix zur Bewertung von Ideen.

Auf dieser Grundlage war es einfach die nächsten Schritte zu planen und das weitere Vorgehen mit dem Kunden abzustimmen.

Fazit

Das Feedback des Kunden fiel äußerst positiv aus und die Ergebnisse können sich sehen lassen. Es hat sich auch gezeigt, dass es zwar wichtig ist einen Workshop gut vorzubereiten und zu planen, es aber mindestens genauso wichtig ist nicht an einem starren Ablauf festzuhalten, sondern flexibel auf die sich während des Workshops entwickelnde Dynamik zu reagieren.