Eine übersichtliche Darstellung der bisherigen Projekte (Kunden), die als Grundlage für bessere zukünftige Kapazitätsplanung und Priorisierung dient war das Ziel meines Projektes zum MyInnovationDay.

Verwendete Tools

PHP Schnittstelle zu PostgreSQL, die Datenbank der Revolver Office Projektmanagement Software.

Vorgehen

Als erstes habe ich eine SQL-Abfrage entwickelt, die alle Projekte der letzten 2 Jahre (01.01.2016 - 22.09.2017) ausgibt, gruppiert nach Kunden, sortiert absteigend nach geleisteten Projektstunden.

Als zweiter Schritt wurde festgestellt wieviele Stunden davon Support-Projektstunden waren (2016, 2017).

Die Support-Projektstunden 2017 wurden nochmal auf einzelne Mitarbeiter aufgeteilt.

Daraus ist folgende Tabelle entstanden:

WAS	WANN	WER	KUNDE 1	KUNDE 2	KUNDE 3
Alle Projekte	2016-17	Alle Mitarb.	5000	2000	1200
Support 2016	2016	Alle Mitarb.	600	200	350
Support 2017	bis 22-09	Alle Mitarb.	375	850	320
	xx	Mitarb. 1	xx	xx	xx
	xx	Mitarb. 2	xx
	xx	Mitarb. 3	xx	xx
	xx	Mitarb. 4	xx	xx	xx
	xx	Mitarb. 5		xx	xx

Die Stunden der einzelnen Mitarbeiter wurden zusätzlich analysiert, es wurde berechnet wieviel Stunden am Tag durchschnittlich an Support-Projekten geleistet wurden.

Produktiv minus Support	80% produktiv am Tag	Stunden pro Tag	17 Durchschnitt pro Tag / 166 (184 - 18 Urlaub)	bis 22-09	WER
xx	xx	8	xx	xx	Mitarb. 1
xx	xx	8	xx	xx	Mitarb. 2
xx	xx	4	xx	xx	Mitarb. 3
xx	xx	8	xx	xx	Mitarb. 4
xx	xx	8	xx	xx	Mitarb. 5

Vorausgesetzt es werden ähnlich viele Stunden für Support-Projekte eingesetzt wie bisher, konnte man mit einem Richtwert 80% produktiver Stunden am Tag festlegen, wie viele Stunden jeweils Mitarbeiter für andere (neue) Projekte zur Verfügung stehen.

Ergebnis

Es entstand eine Grundlage für weitere Schritte in der Planung wie z.B.:

Beurteilung der Wichtigkeit der Kunden
Analyse der Tendenz für wiederkehrende Aufträge (Support)
Planung der Kapazität für neue Aufträge anhand der Mitarbeiterauslastung durch Kundenbetreuung