4c media auf dem Weg zur (erneut) agenturexcellence–zertifizierten Agentur

Nach der erfolgreichen Zertifizierung im Jahr 2011 nimmt 4c media seit Februar erneut am agenturexcellence-Programm teil. Agenturen aus ganz Deutschland arbeiten im Rahmen dieser Workshop-Reihe an einer effektiveren und erfolgreicheren Zusammenarbeit im Team. Wir geben euch einen Einblick in den Controlling Workshop:

Um 10 Uhr morgens treffen sich die beteiligten Agenturen zunächst zu Kaffee und Croissants in der wohnlichen Küche der Schulungsstätte in Frankfurt-Fechenheim.

Hier beginnt bereits der erste Austausch über die vergangenen Wochen und Umsetzung der Anregungen aus den verstrichenen Workshops im Agenturalltag. 

Die Workshops von Herrmannconsulting zeichnen sich durch die perfekte Kombination aus Vortrag, gemeinsamen Diskussionen und Geschichten aus dem echten Leben aus. Herr Herrmann sichert sich die volle Aufmerksamkeit durch eine Mischung aus Bildschirmpräsentation, Flip-Chart und offenen Gesprächsrunden.

Jeder Workshop beginnt zunächst mit einer Diskussionsrunde:  Dabei erläutern die Agenturen, was sich seit Februar bei Ihnen verändert hat und welche positiven Erfahrungen Sie bereits mit agenturexcellence sammeln konnten.

Dabei ist erkenntlich, dass es gar nicht so einfach ist, das gewohnte Agenturleben zu verändern.

Die einen hatten bereits die ersten Erfolge - andere wiederum feilen noch an der passenden Umsetzung.

Bereits vor dem Workshop erledigten wir unsere Hausaufgabe. Wir sollten uns die Frage stellen: „Wo verbrennt unsere Agentur Geld?“ In der Diskussionsrunde wurde klar, es liegt häufig an einer falschen oder nicht ausreichenden Kommunikation im Team oder mit dem Kunden, sowie am falschen Zeitmanagement. 

Controlling = Steuerung 

Controlling ist nicht Aufgabe des Controllers – es  ist die Aufgabe eines jeden Teammitglieds. Wir Mitarbeiter nehmen die Gelder der Kunden in die Hand und sind für einen treuhänderischen Umgang verantwortlich. Doch eine Agentur ist nicht nur Verwalter der Kundenbudgets, sondern muss auch profitabel wirtschaften. Herr Herrmann empfiehlt 15 % Profitabilität, damit eine Agentur marktfähig bleibt. Bei Unterschreitung liegt es meist an einer schlechten Organisation. 

Die Wertschöpfung der Agentur entsteht im wesentlichen aus der Verrechnung von Stunden. Wir stellen uns gemeinsam mit Herrn Herrmann die Fragen: 

• Was sind die Aufgaben des einzelnen Mitarbeiters? 
• Wo nehmen wir Geld in die Hand? 
• Was ist unsere Arbeit Wert?

Dabei betrachtet man zwei Ebenen:

• die betriebswirtschaftliche Aufstellung ( die Sicht auf die Agentur als Ganzes )
• und die Sicht auf die einzelnen Projekte und Kunden

Ein weiteres Highlight bei Herrmannconsulting ist die Mittagspause. Er ist nicht nur ein toller Schulungsleiter, sondern auch ein hervorragender Koch. In jedem Workshop gibt es ein anderes schmackhaftes Gericht von Herrn Herrmann persönlich gekocht. Die gemeinsame Mittagspause schafft eine Annäherungen zwischen den Agenturen, um über den Agenturalltag zu reden.

Für eine saubere Kostenrechnung sollten ca. 2000 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr als Rechengrundlage angenommen werden.

Optimale Aufteilung:

Die bewusste Zeiterfassung ist ein zentrales Thema: Laut Herrn Herrmann sollte angestrebt werden, die internen und nicht weiterberechenbaren Stunden zu reduzieren, um langfristig profitabler zu wirtschaften. Es sollte jedoch ein gutes Mittelmaß gefunden werden. Die internen Stunden sind für eine funktionierende Zusammenarbeit im Team, nicht berechenbare Stunden für eine langfristige Kundenbindung unverzichtbar. Eine bewusste, ordentliche Zeiterfassung ermöglicht mehr weiterberechenbare Stunden, was die Pofitabilität erhöht.

Herr Herrmann erläutert eine besonders anschauliche Variante der Profitabilitäts-Bestimmung: die Vollkostenrechnung. Man errechnet dabei den realen Stundensatz pro Kunde aus den Erfahrungswerten der Gesamtkosten der Agentur. Dabei Vergleicht man den Mindest-Stundensatz mit dem Rohertrag pro aufgewandte Stunden.